Informacja o procedurze zgłaszania naruszeń w Banku Spółdzielczym w Czyżewie

INFORMACJA O PROCEDURZE ZGŁASZANIA NARUSZEŃ W BANKU SPÓŁDZIELCZYM W CZYŻEWIE

Bank Spółdzielczy w Czyżewie, jako instytucja zaufania publicznego przykłada szczególną wagę do zapewnienia przestrzegania w Banku prawa, procedur wewnętrznych oraz obowiązujących standardów etycznych, zapewniających legalność i rzetelność działania Banku. W związku z tym oraz w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów, Uchwałą Zarządu Banku oraz Uchwałą Rady Nadzorczej wprowadzono Politykę (procedurę) zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych w Banku Spółdzielczym w Czyżewie.

KTO MOŻE ZGŁOSIĆ NARUSZENIE

Sygnalista jest to osoba fizyczna, która zgłasza informacje na temat rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

• Pracownik lub były Pracownik Banku,
• Pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca na rzecz Banku pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
  w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Banku,
• stażysta, wolontariusz, praktykant,
• kandydat do pracy, o ile zgłasza informację o naruszeniu w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy z Bankiem lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy.

W JAKI SPOSÓB MOŻNA ZGŁOSIĆ NARUSZENIE?

Sygnalista może dokonywać zgłoszeń:

• elektronicznie, kierowanych z dowolnego adresu e-mail na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub z wykorzystaniem dedykowanego formularza dostępnego na stronie internetowej Banku pod linkiem www.bsczyzew.pl/sygnalista
• pisemnie, w kopercie przesłanej pocztą lub złożonej osobiście w sekretariacie Banku, adresowanej „do Zarządu Banku”, a w przypadku zgłoszenia dotyczącego członka Zarządu, adresowanej „do Rady Nadzorczej”, w obu przypadkach z dopiskiem „do rąk własnych”;
• ustnie, po wcześniejszym złożeniu wniosku, podczas rozmowy z wyznaczonymi osobami, z której to rozmowy sporządzany jest protokół, dokumentujący jej przebieg i udostępniany Sygnaliście w celu dokonania sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia jego treści; rozmowa jest przeprowadzana w ciągu 14 dni od złożenia wniosku przez Sygnalistę.

JAWNIE CZY ANONIMOWO

Zgłoszenie naruszenia przez sygnalistę może być jawne bądź anonimowe.

CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE NARUSZENIA?

Sygnalista powinien, w miarę możliwości, uwzględnić w swoim zgłoszeniu następujące informacje:

• opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów mających znaczenie dla sprawy;
• jakie regulacje wewnętrzne, przepisy prawa lub standardy etyczne według Sygnalisty zostały naruszone;
• wskazanie jednostki/komórki organizacyjnej, której dotyczy naruszenie;
• wskazanie, czy sprawa już się wydarzyła, czy znane są przypadki innych tego typu naruszeń w przeszłości, ewentualnie czy ma się wydarzyć w przyszłości;
• wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
• ewentualne zamieszczenie informacji uzupełniających;
• inne okoliczności, które mogą mieć znaczenie dla wyjaśnienia sprawy.

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Świadome dokonanie fałszywego zgłoszenia (tzw. zgłoszenie w złej wierze) skutkuje sankcjami przewidzianymi w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

OCHRONA PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Bank zapewnia sygnalistom, a także pomocnikom sygnalisty, jak również osobom powiązanym z sygnalistą ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań odwetowych, w tym o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb. Bank zapewnia im ochronę przed podejmowaniem wobec tych osób działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.

Zakazane działania odwetowe obejmują działania wymienione w art. 12 oraz art. 13 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w tym próby lub groźby zastosowania takich działań.

ZAPEWNIENIA BANKU

• Bank gwarantuje rzetelne i uczciwe traktowanie, anonimowość danych osobowych oraz kompetentne i sumienne wyjaśnienie zgłoszonej sprawy Sygnalistom, wszystkim osobom zaangażowanym bezpośrednio i pośrednio w postępowanie wyjaśniające, w tym Pracownikom komórki organizacyjnej, weryfikującej zgłoszenie naruszenia.
• Wszystkie zgłoszenia dotyczące naruszeń traktowane są z należną powagą i starannością, z zachowaniem obiektywizmu i pełnej poufności, w szczególności dotyczącej danych sygnalisty, pomocników sygnalisty, a także osób, których dotyczy zgłoszenie lub osób udzielających informacji w toku postępowania wyjaśniającego.
• Bank zapewnia sygnalistom, pomocnikom sygnalisty, a także osobom powiązanym z sygnalistą ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań odwetowych, w tym o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

• Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem Raportu końcowego, zawierającego wszystkie istotne informacje oraz ustalenia z przeprowadzonego postępowania i przedstawianego Zarządowi Banku (lub odpowiednio Radzie Nadzorczej), po zakończeniu postępowania.
• W przypadku gdy Sygnalista poda dane kontaktowe, w terminie 3 miesięcy o daty wpływu zgłoszenia otrzyma informację zwrotną o wyniku postępowania przeprowadzonego w związku ze zgłoszonym naruszeniem (z zastrzeżeniem że informacja nie może naruszać wymogów wynikających z przepisów prawa dotyczących informacji prawnie chronionych).

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

• Dane osobowe sygnalisty, pomocnika sygnalisty dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób przetwarzane w związku ze zgłoszeniem, są chronione zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).
• Ochrona dotyczy danych przetwarzanych w związku z odbieraniem zgłoszenia, podejmowaniem działań wyjaśniających, podejmowaniem innych działań następczych po zakończeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, jak również archiwizacji danych po zakończeniu rozpatrywania zgłoszenia. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.